Kundelik + Documentolog. ЭЦҚ: Танымал сұрақтар

Қызметте қандай құжаттармен жұмыс істеуге болады?

Мектептегі білім берудің қатаң есептілік құжаттары:

• Оқушылардың сынып бойынша және жеке үлгерімі бойынша табелі.
• Оқушылардың ауысуы бойынша есептер «Келгендер», «Ақпар», «Кеткендер»;
• 1-12 сыныптардың сынып журналдары.

Аталған құжаттар үшін ЭЦҚ-мен қол қою міндетті.

Documentolog арқылы қол қойылған құжат түпнұсқа болып санала ма?

Құжаттардың түпнұсқалығы электрондық цифрлық қолтаңбамен (ЭЦҚ) қол қою арқылы расталады. Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы»  заңына сәйкес, қол қоюға өкілеттігі бар тұлғаның ЭЦҚ арқылы куәландырылған электрондық құжат қағаз жеткізгіштегі қол қойылған құжатқа тең және дәл осындай құқықтық салдарға әкеп соғады.

Яғни, ЭЦҚ - ға қол қою кезінде электрондық құжат Қазақстан Республикасының заңдық деңгейінде маңызы бар деп танылады.

Электрондық құжат алмасу - не үшін қажет?

Электрондық құжат алмасу әртүрлі ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы заңды-маңызды құжат айналымын қамтамасыз етеді. Оның қағаз құжат айналымынан артықшылықтары:

• қашықтыққа қарамастан курьерді немесе поштаны ұзақ күтудің орнына құжаттарды жедел жеткізу: құжат жіберілді - ол контрагентке бірнеше минут ішінде келеді.
• қаражатты үнемдеу (қағазға, қағазға басып шығару, курьерлік қызмет көрсету, қағаз мұрағатта ұстау, кеңсе тауарлары, принтерлерді сатып алу және т. б.);
• құжаттарды, байланыс арналарын шифрлау арқылы деректерді қорғау;
• құжаттардың жолда жоғалуын болдырмау. Қызмет арқылы жеткізуің және орындауың тікелей бақылау;
• мұрағаттағы кез-келген құжаттарды жылдам іздеу, өйткені құжаттар бұлтты қоймасында электронды түрде сақталады.

Менде ЭЦҚ жоқ, сондықтан құжаттарға қол қоя алмаймын, ал ХҚКО-ға бару мүмкінік жоқ

ҚР Ұлттық куәландырушы орталығының электрондық цифрлық қолтаңбасын (ЭЦҚ) сілтеме бойынша онлайн-өтінім беру арқылы қашықтықтан алуға болады:  https://egov.kz/cms/kk/services/reservation_for_busunesses/pass_onlineecp. ЭЦҚ-ны жеке және заңды тұлғалар ала алады. ЭЦҚ алу 15 минуттай алады. Ең бастысы - келесі болуы керек:

• компьютерден Интернет желісіне қол жетімділігі;
• жеке басын куәландыру үшін компьютер камерасы;
• ұялы телефон;
• NCALayer бағдарламасы;
  
• жеке куәлік.

ЭЦҚ кілттерін алғаннан кейін бірден құжаттарға қол қоюға болады. ЭЦҚ-ны қолдану мерзімі 1 жылға беріледі, қолданылу мерзімі аяқталғанға дейін оны жаңартуға болады.

ЭЦҚ құпиясөзі есімде жоқ

Егер сертификаттың құпиясөзін ұмытып қалған жағдайда, осы ЭЦҚ кілттерін қайтарып алуып, жаңа ЭЦҚ кілтің алудың стандартты процедурасынан өтуіңіз керек. Толығырақ ақпаратты  «ЭЦҚ алу және қайтарып алу» бөлімінен таба аласыз. https://egov.kz/cms/ru/services/pass_onlineecp 

Қызметті пайдаланудан және құжаттарды электронды түрде жіберуден күмәнданамын, себебі қол қойылған электрондық құжатқа өзгерістер енгізілуі мүмкін деп қорқамын?

ЭЦҚ-мен қол қойылған электрондық құжатты өзгерту мүмкін емес, өйткені ол ЭЦҚ кілттерімен шифрланған. Электрондық қолтаңба (ЭЦҚ) электрондық құжатты қолдан жасаудан қорғауға арналған және қолтаңба кілті сертификатының иесін сәйкестендіруге, электрондық құжаттағы ақпараттың бұрмалануын анықтауға мүмкіндік береді.

Біз құжаттарды үнемі мемлекеттік органдарға жібереміз. Мұны жүйеде жасауға бола ма?

ЭЦҚ кілтімен қол қойылған барлық құжаттаманы талап ету орны бойынша мемлекеттік органдарға жіберуге болады. Бұл туралы хабарлама Documentolog жүйесінің веб-сайтына өткен кезде ашылады.

Құжаттар «Қазақстандық электрондық құжаттармен алмасу орталығы» ЖШС сенімді серіктестігі арқылы жіберіледі. Осымен қоса құжаттар серіктес кілттерімен шифрланады және көрсетілген ҚР МО-на автоматты түрде жіберіледі. Сіз керекті мемлекеттік органды таңдап, хатқа қол қойып, жібере аласыз. Ол үшін алушыны таңдау кезінде «Мемлекеттік орган(жөнелту)» қойындысындағы контрагенттер анықтамалығынан алушыны таңдау керек.

Мен қатаң есеп беру құжаттарымен жұмыс істеймін. Сондықтан құжаттардың рұқсат етілмеген тұлғаларға қолжетімді болмайтынына сенімді бола алмаймын.

Жүйедегі барлық жіберілетін электрондық құжаттар үшін деректерді шифрлау қолданылады. Сондықтан үшінші тұлғалар құжаттағы ақпаратқа қол жеткізе алмайды.

Қызмет мемлекеттік техникалық қызметтің ақпараттық қауіпсіздік талаптарына сәйкестігіне сынақтан өтті. Сондай-ақ жүйенің техникалық құжаттамасының стандарттар талаптарына сәйкестігіне сараптама жүргізілді.

Менің құжаттарымды мектеп қызметкері қабылдап, қол қойылғанына сенімді болу үшін, қайдан көруге болады?

Құжатты әкімшіден ЭЦҚ-мен қол қоюға жіберу үшін, егер олар жүйені пайдаланған болса, қызметкерлердің ашылмалы тізімін пайдалана аласыз немесе Telegram, WhatsApp мессенджерлері  арқылы сілтеме жіберу мүмкідігі қарастырылған. Сондай-ақ электронды пошта арқылы гиперсілтемені көшіріп жіберуге болады.

Егер құжат ұсынылған тізім арқылы берілсе, қызметкерге Documentolog кабинетінде және электрондық поштасына хабарлама келеді, сондықтан құжаттармен жұмыс жасамас бұрын байланыс деректеріңіздің сенімділігі мен өзектілігіне көз жеткізу өте маңызды. Бұл мәліметтер сіздің Documentolog парақшаңызда қол жетімді: https://doculite.kz/profile/user/employee. Құжатқа қол қойған кезде, құжаттың күйі Documentolog-та тіркеліп көрсетіледі. 

Егер сілтеме мессенджерлер арқылы жіберілсе, сілтемені жіберген тұлғаға құжатқа қол қойылғаны туралы хабарлау ұсынылады.

Егер мектеп қызметкері электронды құжат айналымы қызметін пайдаланбаса, ол құжатты қалай алады?

Тіркелмеген пайдаланушыларға құжат жіберу функционалымен пайдалануға болады. Documentolog қызметінмен немесе басқа да Электрондық құжат айналымы жүйесімен қолдаланбаса да, электрондық құжаттарды жіберу мүмкіндігін береді. Құжатты сілтеме түрінде қызметкердің электрондық поштасына немесе Whatsapp, Telegram мессенджері арқылы жіберуге болады. Толығырақ Kundelik нұсқаулығынан және  https://doculite.kz/remote-info.

ЭЦҚ құжатына қол қою үшін БСН көрсету қажет пе?

Мектеп параметрлерінде білім беру ұйымының дұрыс БСН-і көрсетілуі керек. Ұйым басшысы Documentolog жүйесінде тіркелгеннен кейін ұйымның БСН-і осы ұйымның барлық қызметкерлерінің парақшаларында автоматты түрде көрсетіледі. Ұйымның БСН-ін Documentolog жүйесінде өңдеу мүмкін емес.

БСН-ді түзету үшін Білім беру ұйымының деректемелерін толтыру бойынша нұсқаулықпен танысуыңызды ұсынамыз.