Kundelik + Documentolog. ЭЦП: Популярные вопросы

С какими документами можно работать в сервисе?

Документы строгой отчетности школьного образования:

• Табель Успеваемости учеников по классу и персонально; 
• Отчеты по движению учеников «Прибывшие», «Сводка», «Выбывшие»;
• Классные журналы 1-12 классов. 

Для перечисленных документов подписание ЭЦП обязательно.

Будет ли считаться подлинным документ, подписанный в Documentolog?

Подлинность документов подтверждается благодаря подписанию электронной цифровой подписью (ЭЦП). Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ, удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе и влечет одинаковые юридические последствия.

То есть при подписании ЭЦП электронный документ признается юридически значимым на уровне Закона Республики Казахстан.

Электронный обмен документами – зачем он нужен?

Электронный обмен документами обеспечивает юридически-значимый документооборот между различными организациями и физическими лицами. Его преимущества перед бумажным документооборотом:

• мгновенная доставка документов вместо долгих дней ожидания курьера или почты вне зависимости от расстояния: отправил документ - он поступает к контрагенту в течение нескольких минут.
• экономия средств (на бумагу, распечатку, услуги курьерской службы, содержание бумажного архива, канцтовары, закуп принтеров и др.);
• безопасность данных при помощи шифрования документов, каналов связи;
• исключение потерь документов в пути. Отслеживание доставки и исполнения прямо в сервисе;
• быстрый поиск любых документов в архивах, так как документы хранятся в электронном виде в облаке. 

У меня нет ЭЦП, поэтому я не могу подписывать документы, а ехать в ЦОН возможности нет

Электронную цифровую подпись (ЭЦП) Национального удостоверяющего центра РК можно получить удаленно путем подачи онлайн-заявки по ссылке: https://egov.kz/cms/ru/services/reservation_for_busunesses/pass_onlineecp. ЭЦП могут получить как физические так и юридические лица. Получение ЭЦП занимает от 15 минут. Главное -  иметь:

• доступ к сети Интернет с ПК;
• камеру для подтверждения личности;
• сотовый телефон;
• программу NCALayer;
• удостоверение личности.

Сразу после получения ключей ЭЦП, можно подписывать документы. ЭЦП имеет срок 1 год с момента получения, обновлять ключи можно до истечения срока их действия. 

Я не помню пароль от ЭЦП

Если вы забыли пароль от сертификата вам необходимо отозвать данные ключи ЭЦП и пройти стандартную процедуру получения новых. Более подробно Вы можете ознакомиться в разделе «Получение и отзыв ЭЦП» https://egov.kz/cms/ru/services/pass_onlineecp 

Я сомневаюсь использовать сервис и отправлять документы в электронном виде, так как боюсь, что в подписанный электронный документ могут быть внесены изменения?

Электронный документ, подписанный ЭЦП, изменить нельзя, так как он шифруется ключами ЭЦП. Электронная подпись (ЭЦП) как раз предназначена для защиты электронного документа, от подделки и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Мы постоянно отправляем документы в государственные органы. Можно ли это делать в системе?

Всю документацию, которая будет подписана ключом ЭЦП можно будет отправить в Государственные органы по месту требования. Уведомление об этом откроется при переходе на сайт системы Documentolog.

Документы отправляются путем пересылки документа через доверенного партнера ТОО «Казахстанский центр обмена электронными документами». При этом документы шифруются ключами партнера и автоматически пересылаются в указанный ГО РК. Услуга предоставляется бесплатно. Вы можете просто выбрать интересующий гос. орган, подписать и отправить письмо в системе. Для этого при выборе получателя, необходимо выбрать получателя из справочника контрагентов во вкладке «Гос. органы (пересылка)».

Я работаю с документами строгой отчетности. Поэтому не могу быть уверен, что документы не будут доступны посторонним лицам.

Для всех передаваемых электронных документов в системе применяется шифрование данных. Поэтому третьи стороны не смогут получить доступ к информации, размещенной в документе.

Сервис прошел испытания на соответствие требованиям информационной безопасности Государственной технической службой. А также проведена Экспертиза технической документации системы на соответствие требованиям стандартов.

Смогу я ли быть уверен, что мои документы будут получены и подписаны, сотрудником школы, где я это могу увидеть?

Для передачи документа на подпись с ЭЦП от администратора, можно воспользоваться выпадающим списком сотрудников, если они уже пользовались системой, либо передать через мессенджеры Telegram и WhatsApp или электронной почтой через пересылку гиперссылки, путем ее копирования.

В случае передачи документа через предлагаемый список, сотруднику придет оповещение в кабинете Documentolog и на почтовый адрес, поэтому очень важно перед началом работы с документами убедиться в достоверности и актуальности Ваших контактных данных, они доступны в Вашем Профиле в Documentolog: https://doculite.kz/profile/user/employee. При подписании документа, статус будет отображаться в Вашем кабинете Documentolog.  

Если ссылка была направлена через мессенджеры, то рекомендуется уведомить лицо, отправившее вам ссылку, что документ был подписан.

Если сотрудник школы не использует сервисы электронного документооборота, как он сможет получить документ? 

Вы можете воспользоваться функционалом отправки документа незарегистрированным пользователям. Он позволяет отправлять электронные документы любым Вашим контрагентам, даже если они не используют сервис Documentolog или другие СЭД (Системы электронного документооборота). Отправить документ Вы можете в виде ссылки с документом на E-mail адрес сотрудника, либо на Whatsapp, Telegram мессенджеры. Подробнее смотрите в инструкции Kundelik и тут https://doculite.kz/remote-info.

Нужно ли указывать БИН для подписания документа ЭЦП?

В настройках школы должен быть указан корректный БИН Образовательной организации. Так как после регистрации руководителя организации в системе Documentolog, БИН организации автоматически отображается в настройках профиля всех сотрудников этой организации. Отредактировать БИН организации в Documentolog нельзя.

Для корректировки БИН, необходимо действовать по инструкции: Инструкция по заполнению реквизитов образовательной организации.