Kundelik + Documentolog. Как администратору подписать документы с помощью ЭЦП?

Как подписать документы с помощью ЭЦП?

Правильный порядок подписания документов (порядок действий должен совпадать с нумерацией в таблице):

Роль пользователя / Документ	Классный журнал	Табель успеваемости	Отчет о движении в школе
Администратор	1. Выгружает журнал из системы. Инструкция ниже.	1. Выгружает табель из системы (может и кл. руководитель).  Инструкция ниже.	1. Выгружает отчет из системы. Инструкция ниже.
Классный руководитель	2. Проверяет правильность заполнения журнала и замечания. Если нужно, исправляет их.	2. Проверяет табель учащегося / учащихся своего класса. Подписывает его своим ЭЦП ключом физ. лица.	-
Заместитель директора по УВР	3. Проверяет журнал от своего лица и подписывает его ЭЦП ключом физ. лица.	-	2. Проверяет отчет от своего лица и отправляет директору на подпись.
Директор / и.о. директора с правом подписи (Руководитель)	4. После всех проверок ставит ЭЦП с правом подписи юр. лица.	3. После всех проверок ставит ЭЦП подпись юр. лица. Сообщает кл. руководителю, чтобы он отправил табель родителю.	3. После всех проверок ставит ЭЦП с правом подписи юр. лица.
Родитель	-	4. Получает ссылку на документ от кл. руководителя, где можно подписать табель. Подписывает его своим ЭЦП ключом физ. лица.	-

Примечание: после подписания документа, настоятельно рекомендуется сообщить об этом следующему сотруднику / родителю (внимание на таблицу выше).

Инструкции:

• Как приобрети тариф в Documentolog для подписания документов ЭЦП?

• Как директору школы подписать документ? 
• Как передать табель успеваемости родителю на подпись в Documentolog?
• ЭЦП: Популярные вопросы

Внимание! Язык документа и ЭЦП, выставленное на нем, будут зависеть от языка в системе kundelik.kz. Поэтому перед формированием документа нужно убедиться, что язык системы соответствует языку требуемого документа. 

Печатная версия журнала

Действия в системе kundelik.kz для администратора:

• открыть раздел «Образование» - «Журналы»;
• перейти в раздел «Печать» и выбрать нужный класс;
• выбрать вид печати «Полная за весь год».
• нажать на кнопку «Распечатать журнал».

Откроется окно с выбором действий: 

1. «Готово» - откроется печатная версия журнала в PDF формате. 
2. «Подписать ЭЦП» - печатная версия журнала будет перенесена в систему Documentolog, где будет возможность подписать выбранный документ. 

Печатная версия журнала не обязательна для подписания ЭЦП. Нажав на кнопку «Удалить», можно открыть его в PDF формате.

Далее, откроется сервис Documentolog, где на главной странице будет отображаться журнал выбранного класса. В левом верхнем углу будут кнопки:

• «Подписать»;
• «Отправить сотрудникам на подпись»;
• «Отправить руководителю на подпись»;
• «Удалить».

Значения кнопок при подписании:

• «Отправить руководителю на подпись» - только для Директора организации. 
• «Отправить сотрудникам на подпись» - для следующих сотрудников: классный руководитель, завуч по УВР. 

Примечания:

• рекомендуется предварительно ознакомиться с содержанием документа, проверить правильность его заполнения, подписать и только после этого отправить на подпись Директору школы;
• в случае, если документ был отправлен в сервис Documentolog по ошибке, то можно использовать кнопку «Удалить»;
• сформированный документ будет соответствовать PDF файлу, формирующемуся при нажатии на кнопку «Готово». 

Печать полной версии журнала доступна если выполнены следующие условия: 

• в классе имеется расписание уроков; 
• в классе установлен вид отчетного периода - «Четверти»; 

Отправить на печать полную версию журнала могут: 

• классный руководитель только для своего класса; 
• администратор школы; 
• редактор, с любым доступом к блоку «Люди». 

На основании №502 приказа Министра образования и науки Республики Казахстан от 15 марта 2008 года - 13-2. Результаты формативного оценивания не требуют распечатывания и дальнейшего хранения.

Табель успеваемости

Действия в системе kundelik.kz для администратора или классного руководителя:

• открыть раздел «Образование» -> «Отчеты»;
• выбрать отчет «Успеваемость» -> «Ученики»;
• в отчете выбрать следующие параметры: класс, весь период, ФИО учащегося; 
• сформировать отчет нажав на кнопку «Построить отчет»; 
• нажать на кнопку «Печать»;

• в открывшемся окне ввести следующие данные вручную:
  • номер табеля;
  • предметы по выбору и оценки по ним;
  • решение педагогического совета;
  • информацию о «Поведении».

Подробная информация о Табеле успеваемости в статье Отчёт «Успеваемость: Ученики».

Далее, откроется сервис Documentolog, где на главной странице будет отображаться табель выбранного учащегося. В левом верхнем углу будут кнопки:

• «Подписать»;
• «Отправить сотрудникам на подпись»;
• «Отправить руководителю на подпись»;
• «Удалить».

Примечания: 

• рекомендуется предварительно ознакомиться с содержанием документа, проверить правильность его заполнения, подписать и только после этого отправить на подпись;
• в случае, если документ был отправлен в систему Documentolog по ошибке, то можно после перехода в Doculite, в разделе «Услуги» -> «Күнделік» -> «Войти» найти нужный табель, выделить и удалить его с помощью кнопки «Удалить»;
• если табель уже был подписан ЭЦП в сервис Documentolog, и если в нем обнаружится ошибка, то удаление такого табеля будет невозможно;
• сформированный документ будет соответствовать PDF файлу, формирующемуся при нажатии на кнопку «Готово». 

Отчет о движении

Действия в системе kundelik.kz для администратора:

• открыть раздел «Образование» -> «Отчеты»;
• выбрать отчет «Движение учеников» -> выбрать нужный отчет;
• нажать на кнопку «Подписать ЭЦП»;

Далее, откроется сервис Documentolog, где на главной странице будет отображаться отчет. В левом верхнем углу будут кнопки:

• «Подписать»;
• «Отправить сотрудникам на подпись»;
• «Отправить руководителю на подпись»;
• «Удалить».

Примечания: 

• рекомендуется предварительно ознакомиться с содержанием документа, проверить правильность его заполнения, подписать и только после этого отправить на подпись;
• в случае, если документ был отправлен в систему Documentolog по ошибке, то можно использовать кнопку «Удалить»;
• сформированный документ будет соответствовать PDF файлу, формирующемуся при нажатии на кнопку «Готово». 

Процесс подписания документа в Documentolog

После отправки документа на подпись из kundelik.kz в сервис Documentolog, следует придерживаться следующих действий. 

1. Следовать порядку подписания документа. Порядок прописан в начале этой статьи в таблице. 
2. Нажать на кнопку «Подписать» в левом верхнем углу.
   1. 1. 1. выбрать «Тип хранилища ключей ЭЦП»:
         2. выбрать файл ЭЦП;
         3. ввести пароль к хранилищу ключей ЭЦП;
         4. нажать на кнопку «Подписать».  

• для всех участников процесса (кроме директора) используется ключ физического лица - RSA;
• для директора / и.о. директора используется ключ с правом подписи юридического лица - GOST.

После нажатия на кнопку «Подписать» откроется окно с данными о документе. Слева будут указаны данные сотрудника, подписавшего документ.

Подписанный документ выглядит следующим образом:

Как передать документ на подпись другому участнику? 

Для того, чтобы документ подписали и другие участники, администратору необходимо нажать на кнопку «Отправить сотрудникам на подпись». 

Откроется окно, где можно выбрать сотрудника из списка или отправить ему ссылку на этот документ.

Если сотрудник ранее не регистрировался в Documentolog как сотрудник организации, то его ФИО не выйдет в списке сотрудников. Тогда нужно нажать на кнопку «Не нашли сотрудника в структуре? Пригласите нового сотрудника для подписи»: 

После нажатия на кнопку, в окне «Отправить сотрудникам на подпись» необходимо выбрать один из представленных вариантов: 

• «Отправить на email:» - необходимо ввести адрес электронной почты сотрудника, чтобы ему пришла ссылка для подписи документа с помощью ЭЦП.
• «Скопировать» ссылку для подписи - готовая ссылка, которую можно скопировать и отправить сотруднику напрямую, например, с помощью мессенджеров «Whatsapp» и «Telegram». 

При переходе по ссылке, откроется страница с выбранным документом, готовым для подписания. 

В правом верхнем углу нужно нажать на кнопку «Подписать», выбрать ключ и ввести пароль от ЭЦП. 

Далее, процедуру подписания документа ключом ЭЦП должен провести директор школы. Более подробно об этом можно узнать здесь.

После того, как документ будет подписан всеми требуемыми лицами, скачать его можно на главной странице в Documentolog с помощью кнопки «Скачать с ЭЦП».

Таким образом, Documentolog позволит подписать один документ с помощью ЭЦП не требуя личного присутствия всех сторон. 

Контактная информация

Обучающие видео работы с сервисом Documentolog доступны здесь.

В случае возникновения вопросов касательно работы сервиса Documentolog или ее использования, необходимо обращаться по электронному адресу службы поддержки системы [e-mail]. 

Также, эти контактные данные помогут в консультации пользователей касательно покупки сервиса.