Как импортировать сотрудников, учеников, родителей?

Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, учащихся и родителей. Один файл должен содержать: 

• данные только сотрудников;
• данные только учащихся одного класса; 
• данные только родителей одного класса;
• данные только учащихся одного класса и их родителей одновременно. 

При импорте данных учащихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: 

ФИО, пол, дата рождения (отчество не является обязательным полем).

Примечание:  в столбце «Дата прибытия в школу» необходимо указать дату фактического прибытия учащегося в образовательную организацию. В столбце «Дата прибытия в класс» необходимо указать текущий учебный год, поскольку каждый год учащиеся переходят из младшего класса в старший.

Колонки «Дата прибытия в школу» и «Дата прибытия в класс» в файле не обязательны для заполнения. Если данных столбцов не будет в файле, то при импорте Система выдаст общие поля для ввода данных дат для всех участников импорта.

Примечания:

• названия столбцов вводить необязательно;
• ФИО участников могут быть указаны в одном столбце (через один пробел);
• если у некоторых участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно.

Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены во вложении к статье. 

Импорт

Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее можно импортировать данные учащихся. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных учащихся (или же одновременно можно импортировать данные учащихся и родителей).

Как импортировать сотрудников? 

Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.

Примечание: в системе возможен импорт контактных данных в профили уже созданных пользователей. Для этого в начале импорта необходимо выбрать второй пункт меню «Импортировать контактные данные уже созданным персонам». Перед этим необходимо подготовить корректный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье).

Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные сотрудников или названия столбцов.

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль участника - «Сотрудник школы».

Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Системе и в файле: 

После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Импортировать».

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости можно импортировать еще один файл нажав на кнопку «Начать новый импорт».

Как импортировать учеников? 

Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.

Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов.

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать:

• роль - Ученики;
• год обучения;
• класс.

При импорте учащихся потребуется указать (если данной информации нет в файле для импорта):

• даты прибытия в образовательную организацию и в класс;
• код класса. 

Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Системе и в файле: 

После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости можно импортировать еще один файл нажав на кнопку «Начать новый импорт».

Как импортировать родителей?

Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди». Импорт родителей в системе не сильно отличается от импорта учеников.

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.

Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные родителей или названия столбцов.

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать:

• роль - Родители;
• год обучения;
• класс.

Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Системе и в файле: 

После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.

При импорте данных родителей на этом этапе необходимо будет установить связи «родитель» - «учащийся»: напротив ФИО родителя в столбце «Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».

Примечание: если в файл внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи учащегося, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель. 

Если у родителя несколько детей, то при импорте такого родителя ко второму ребенка Система будет выдавать ошибку «Этот человек уже есть в системе». Та же ошибка будет выдана если родитель существует в Системе как сотрудник. В этом случае на строке такой ошибки нужно выбрать параметр «не импортировать», тем самым исключив родителя из импорта, и продолжить импорт остальных персон.

Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление родственных связей между участниками проводится при редактировании данных учащегося.

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать еще один файл нажмите на кнопку «Начать новый импорт».

Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:

• родитель является сотрудником, и его данные были внесены ранее;
• родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другого учебного заведения;
• у родителя несколько детей, учащихся в одном или разных учебных заведениях.

Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей учащихся), то необходимо импортировать данные учащегося и его законного представителя одновременно.