Как подписать документы в системе с помощью ЭЦП?

В системе kundelik.kz есть возможность выгрузить документы строгой отчетности в формате PDF и подписать их с помощью электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП). 

С помощью ЭЦП можно подписать следующие документы системы kundelik.kz: 

Для того, чтобы подписать полную версию журнала ЭЦП необходимо: 

  • открыть раздел «Образование» - «Журналы»;
  • перейти в раздел «Печать» и выбрать нужный класс;
  • выбрать вид печати «Полная за весь год».
  • нажать на кнопку «Распечатать журнал».

Откроется окно с выбором действий: 

  1. «Готово» - откроется печатная версия журнала в PDF формате. 
  2. «Подписать ЭЦП» - печатная версия журнала будет перенесена в систему Doculite, где будет возможность подписать выбранный документ. 

 

 

Далее, автоматически откроется система Doculite, в которой будет выбранный журнал. В левом верхнем углу будет кнопка «Подписать». 

Необходимо нажать на эту кнопку, чтобы подписал один сотрудник (который отправляет журнал на печать), либо нажать на кнопку «Добавить подписывающего сотрудника», чтобы документ подписали несколько сотрудников. Подробнее, о подписании документа несколькими сотрудниками ниже в этой статье. 

Сформированный документ будет соответствовать PDF файлу, формирующемуся при нажатии на кнопку «Готово». 

Печать полной версии журнала доступна если: 

  • в классе имеется расписание уроков; 
  • в классе установлен вид отчетного периода - «Четверти»; 

Отправить на печать полную версию журнала могут: 

  • классный руководитель только для своего класса; 
  • администраторы школы; 
  • редактор, с любым доступом к блоку «Люди»; 

 

Для того, чтобы подписать табель успеваемости учащегося ЭЦП необходимо: 

  • открыть раздел «Образование» -> «Отчеты»;
  • выбрать отчет «Успеваемость» -> «Ученики»;
  • в отчете выбрать следующие параметры: класс, весь период, ФИО учащегося; 
  • сформировать отчет нажав на кнопку «Построить отчет»; 
  • нажать на кнопку «Подписать ЭЦП»;

 

 

Подробная информация о Табеле успеваемости в статье Отчёт «Успеваемость: Ученики».

Далее, автоматически откроется система Doculite, в которой будет выбранный табель успеваемости. В левом верхнем углу будет кнопка «Подписать». 

Необходимо нажать на эту кнопку, чтобы подписал один сотрудник (который отправляет табель на печать), либо нажать на кнопку «Добавить подписывающего сотрудника», чтобы документ подписали несколько сотрудников. Подробнее, о подписании документа несколькими сотрудниками ниже в этой статье. 

 

Для того, чтобы подписать отчет о движении учащихся ЭЦП необходимо: 

  • открыть раздел «Образование» -> «Отчеты»;
  • выбрать отчет «Движение учеников» -> выбрать нужный отчет;
  • нажать на кнопку «Подписать ЭЦП»;

 

Далее, автоматически откроется система Doculite, в которой будет выбранный документ. В левом верхнем углу будет кнопка «Подписать». 

Необходимо нажать на эту кнопку, чтобы подписал один сотрудник (который отправляет отчет на печать), либо нажать на кнопку «Добавить подписывающего сотрудника», чтобы документ подписали несколько сотрудников. Подробнее, о подписании документа несколькими сотрудниками ниже в этой статье. 

 

Как подписать один документ директору и сотруднику школы? 

Для начала нужно выбрать документ для подписи и нажать на кнопку «Подписать ЭЦП», чтобы открылась система Doculite.

Затем, в открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить подписывающего сотрудника». 

 

 

Откроется окно с выбором сотрудника, который также будет подписывать этот документ. 

Если сотрудник ранее не регистрировался в Doculite как сотрудник организации, то его ФИО не выйдет в списке сотрудников. Следовательно, следует нажать на кнопку «Не нашли сотрудника в структуре? Пригласите нового сотрудника для подписи»: 

 

 

После нажатия на кнопку, необходимо выбрать один из представленных вариантов: 

  • «Отправить ссылку для подписи по email:» - необходимо ввести адрес электронной почты сотрудника, чтобы ему пришла ссылка для подписи документа с помощью ЭЦП.
  • «Ссылка для подписи» - готовая ссылка, которую можно скопировать и отправить сотруднику напрямую, например, с помощью социальных сетей, а не электронной почты. 

При переходе по ссылке, откроется страница в Doculite с выбранным документом, готовым для подписания. 

Необходимо нажать на кнопку «Подписать», выбрать ключ (для юр.лица ключ - GOST) ЭЦП и ввести пароль от ЭЦП. 

Примечание: если сотрудник школы использует именной ЭЦП на физическое лицо, система Doculite выведет ошибку. Для подписания документа в качестве сотрудника школы, педагогу нужно использовать ЭЦП сотрудника организации - юр.лица. 

 

 

После подписания, статус документа меняется, информация о статусе отображается на правой стороне страницы.

 

 

После подписания документа, в PDF файле документа появится подпись и ее реквизиты. 

 

 

Для того, чтобы два сотрудника одной школы могли подписать один документ, необходимо, чтобы у обоих сотрудников были подписи сотрудников одной организации с одним БИН этой организации. 

Например: табель успеваемости подписывает директор организации и классный руководитель. Система Doculite осуществит подпись двух сотрудников только в случае, если эти подписи принадлежат одной организации с единым БИН.  

image2015-12-26_14-50-36.png После регистрации руководителя организации, БИН организации автоматически отображается в настройках профиля всех сотрудников этой организации. Отредактировать БИН организации в Doculite нельзя. 

 

 

Помимо принадлежности ЭЦП ключей сотрудников к одной компании, необходимо, чтобы в настройках школы Күнделік, был установлен корректный БИН организации. Для корректировки БИН, необходимо действовать по инструкции: Инструкция по заполнению реквизитов образовательной организации.

После того, как документ будет подписан, скачать его можно на главной странице в Doculite с помощью кнопки «Скачать с ЭЦП».

 

 

Как родителю подписать табель успеваемости? 

Администратору нужно открыть табель успеваемости учащегося в системе kundelik.kz и перейти в Doculite действуя вышеописанной инструкции (сформировать отчет и нажать на кнопку «Подписать ЭЦП»). 

Затем, в открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить подписывающего родителя». После нажатия на кнопку, необходимо выбрать один из представленных вариантов: 

  • «Отправить ссылку для подписи по email:» - нужно ввести адрес электронной почты родителя, чтобы ему пришла ссылка на табель успеваемости для подписи документа с помощью ЭЦП.
  • «Ссылка для подписи» - готовая ссылка, которую можно скопировать и отправить родителю напрямую, например, отправить с помощью социальной сети.

Примечание: при переходе по ссылке, родителю будет доступен просмотр табеля успеваемости ребенка до подписания. Рекомендуется исключить ошибочную отправку ссылки другому родителю или в групповые чаты.

Родитель переходит по ссылке, в которой открывается табель в PDF формате и кнопка «Подписать», нажав на которую родитель применяет ключ (для физ.лица - RSA) от ЭЦП и вводит пароль для его подписания. 

 

 

image2015-12-26_14-50-36.pngФизическое лицо может подписать документ только один раз. Если документ уже был ранее подписан физическим лицом, повторная подпись будет невозможна. 

После того, как родитель подпишет документ, у сотрудника школы в Doculite обновится статус этого документа: 

 

 

После того, как документ будет подписан, скачать его можно на главной странице в Doculite с помощью кнопки «Скачать с ЭЦП».

 

 

Таким образом, Doculite позволит подписать один документ с помощью ЭЦП не требуя личного присутствия двух сторон. 

Обучающие видео работы с системой Doculite доступны здесь.

 

Контактная информация

В случае возникновения вопросов касательно работы системы Doculite или ее использования, необходимо обращаться по электронному адресу службы поддержки системы helpdesk@documentolog.com или в Telegram канал: https://t.me/documentolog. 

Также, эти контактные данные помогут в консультации пользователей касательно покупки системы. 

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 1 из 1
Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии

0 комментариев

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.